Hvordan prioritere tiden og unngå distraksjoner Holde fokuserte tips | Produktivitetsverktøy for effektiv tidsstyring

Dwight Eisenhower.



Den 34. presidenten i USA.

Overkommanderende for de allierte styrkene i Europa under andre verdenskrig.

Mannen som lanserte programmer som førte til begynnelsen av NASA, internett og Interstate Highway System.



En travel mann.

Og å dømme etter hans handlinger - en mann som laget effektiv og produktiv bruk av tid.

Den mest kjente produktivitetsstrategien som Eisenhower benytter kalles Eisenhower Box, eller en moderne variant - Prioritetsmatrisen.



Prioritetsmatrisen er et enkelt beslutningsverktøy som lar deg holde distraksjoner i sjakk, mens du holder deg fokusert på de viktigste oppgavene for dagen.

De prioritetsmatrise lar deg:

  • Identifisere på et øyeblikk hva som må gjøres.
  • Flytt oppgaver rundt basert på hvor viktig eller haster.
  • Ha en oversikt av hvor du trenger å fokusere oppmerksomheten din på kort sikt og på lang sikt.
  • Bli på toppen av alle oppgavelistene dine.

Last ned en utskriftsvennlig versjon av Eisenhower Matrix av høy kvalitet her.



Klikk her for å se YouTube-videoen Hvordan prioritere

Klikk her for å se Produktivitetsverktøy for tidsstyring


Hva er
Prioritetsmatrisen?

prioritetsmatrise-liten

Klikk på bildet for å skrive ut Matrix-regneark



Prioritetsmatrisen har to dimensjoner - den første er betydning (viktig / ikke viktig) og den andre er hastverk (haster / ikke haster).

Hver oppgave er klassifisert i henhold til disse kvadranter, og deretter behandlet i henhold til kvadranten de tilhører.



Alle oppgaver er delt inn i disse 4 kvadranter:

  • Viktig og haster
  • Ikke presserende og viktig
  • Ikke viktig og haster
  • Ikke viktig og ikke presserende

Kvadrant 1 - Viktig og haster

Lære å konsentrere deg om det viktigste er nøkkelen til suksess.

Lære å administrere deg selv og tiden din - det er det som skiller de vellykkede fra de som spiller etterhånd med tiden. Dette er oppgaver som har en frist og høy avkastning på investeringen.

De trenger bare å bli ferdige!

Vi må selvsagt gjøre oppgavene i denne kvadranten fordi de er viktige, og vi bør gjøre dem først fordi de haster. Vanligvis, hvis vi har kort tid, bør vi gjøre disse oppgavene først.

Noen ganger har vi ikke noe valg, men å la ting komme til dette punktet har en negativ effekt på ytelsen og livskvaliteten.

  • Viktige tidsfrister - Hvis selskapet ditt forbereder seg på en produktlansering, er alle oppgaver knyttet til lanseringen nødvendige for å ta tak i det med en gang.
  • Kriser - Livet er fullt av uventede overraskelser. Det er situasjoner du ikke kunne ha planlagt selv med framsyn. Hva kvalifiserer som krise? Eventuelle oppgaver som er tidsavgjørende med betydelige konsekvenser.
  • Familie - Hvis du er foreldre, bør alle slags forestillinger eller spill som barnet ditt deltar i være i denne kategorien. Spesielt hvis det kreves noe forberedelse (for eksempel over natten).
  • Siste øyeblikk forberedelser - En undersøkelse som bruker oppmerksomheten din, en presentasjon som vekket raskere enn forventet eller en uventet forretningsmulighet, kan alle falle i denne kvadranten.

Faren her er at vi tror mange ting faller inn i denne kategorien når de ikke gjør det, de burde faktisk falle inn i haster og ikke viktig kategori.

Spør deg selv om oppgaven er både presserende og viktig. Enhver oppgave som har økonomisk betydning for din bedrift, vil ha forrang fremfor en kundeserviceforespørsel.

eisenhower matriseKvadrant 2 - Viktig og ikke haster

Vi tar for oss oppgavene i denne kvadranten etter håndtere oppgavene i Kvadrant 1.

Oppgavene i Quadrant 2 er ikke presserende, men krever fortsatt oppmerksomhet. Hvis de ignoreres, flytter de til kvadrant 1. Det er bedre å ta tak i disse oppgavene før de blir haster og viktig.

Hvorfor?

Fordi det er to problemer med Quadrant 1-oppgaver - de er tidsbundet, og det kan forårsake stress og bekymring og påvirke kvaliteten på arbeidet vårt.

  • Mundane Tasks - Å utarbeide ukentlige rapporter er en oppgave som kan oppleves som dagligdagse. Det er lett å utsette dem til senere. Hvis vi ikke gjør noe, i løpet av en uke denne oppgaven blir viktig og haster. Lag en plan for slike oppgaver for å håndtere dem til rett tid.
    Denne planen kan omfatte trinn som å samle inn data, be en kollega om deres mening, skrive et utkast, redigere utkastet, sende det til sjefen vår, fastsette et tidspunkt for presentasjonen og presentere det.
  • Helse - Å spise sunt og trene er viktig for helsen din. Ikke vent til legen skal diagnostisere deg.
  • Forhold - Min venn Jordan Harbinger snakker om grave brønnen før du er tørst. Invester i alle slags forhold før du trenger å ringe til den personen for en tjeneste.
  • Selvutvikling og hvile er i kategorien som ikke haster, men de er veldig viktige.

Hvis vi ikke tar oss av oppgavene i Quadrant 2, vil vi komme i en situasjon der vi har kort tid. Resultatet - vi er stresset, vi jobber sent på kvelden og produserer elendige resultater.

Så, Kvadrant 2 (viktig og ikke presserende) fortjener alvorlig oppmerksomhet.

q3 eisenhower matriseKvadrant 3 - Haster og ikke viktig

Dette er den mest villedende kvadranten. Tross alt, hvorfor skal vi bry oss med oppgaver som ikke er viktige?

Hva gjør disse oppgavene presserende? Mange ganger prøver andre mennesker å tvinge oss til å takle disse oppgavene.

De er tidsranere. Måten å redusere dette problemet på er ganske enkelt å beskytte tiden din.

For eksempel, hvis noen insisterer på å snakke med deg personlig umiddelbart, og det betyr at du må reise ut av kontoret ditt - finn ut hvorfor det møtet er så presserende. Kanskje du kan ringe i stedet, og kanskje den personen kommer til å være i ditt område neste uke.

Det er distraksjoner som hopper foran oss og sier 'gi meg oppmerksomhet', dette er branner som du ikke vil bry deg om de brenner ned.

  • Sosiale medier er en av de største synderne som distraherer fokuset vårt. Du må ha en representasjon på sosiale medier, men begrense tiden din, planlegge innleggene dine og, hvis du kan, få noen andre til å administrere dine sosiale kontoer.
  • Venner som ber om tjenester - Situasjoner forkledd som en nødsituasjon kan i realiteten vente på oppmerksomheten din. Vær disiplinert i å si Nei til det som virker som en falsk alarm.
  • Sosiale aktiviteter - I moderasjon gir sosiale aktiviteter (seremonier, fester, sammenkomster) balanse i våre hektiske moderne liv. Dette er oppgaver du sannsynligvis ikke burde gjøre med mindre du ikke har noe annet å gjøre.

Ikke bruk energien din på oppgaver som ikke er presserende og ikke viktige - de vil kaste bort tiden din.

I så fall - det er i din beste interesse å plukke opp en hobby eller vane som kommer til å være til fordel for deg i det lange løp. Meditere, trene, lære et nytt språk eller instrument - alt som stimulerer og holder din interesse.

q4 eisenhower matriseKvadrant 4 - Ikke haster og ikke viktig

Oppgavene i denne kvadranten kan bli alvorlige tidssvinnere. Når du identifiserer en oppgave i kvadranten, kan du prøve å avbryte den. Hvis du ikke kan eliminere det helt, kan du prøve å minimere tiden du bruker på den oppgaven. Begynn å opprettholde en 'ikke-å-gjøre-liste' og unngå å fylle tiden din med oppgaver som ikke har noe reelt formål i løpet av dagen.

  • Netflix - Å se på TV-serier og filmer på nettet virker som en hyggelig distraksjon. Disse er Tid sløsere som ikke er planlagt. Hold oversikt over hvor mye tid du bruker på oppgaver som ikke er presserende og ikke viktige.
  • Messenger og sms-tjenester - Hvis det kan sies over en rask telefonsamtale, velger du å spare deg tid i stedet for å sende flere frem og tilbake tekstmeldinger.

Hvis alle oppgavene dine passer inn i denne kvadranten - gratulerer, du lever et fritidsliv!

Nå er det ikke en realitet for de fleste av oss. Imidlertid - oppgavene vi kategoriserer som ikke presserende og ikke viktige, er de enkleste å fullføre. Å fullføre dem gir oss en følelse av prestasjon.

Overvåke hver kvadrant nøye. Om nødvendig - del hver av de store oppgavene i deloppgaver.

Start oppgavene i tide, selv om de ikke ser presserende ut nå. Ellers vil du bruke mye krefter med tvilsomme resultater .... holde seg på toppen av oppgavene dine vil resultere i god ytelse og samtidig opprettholde en god livskvalitet.

Et nyttig diagram er et daglig tidsstyringsaktivitetsdiagram kombinert med en prioritert matrise. Det fine med prioritetsmatrisen er at mange av disse oppgavene kan byttes ut avhengig av årstidene i livet ditt.

Husk - det som er viktig er sjelden presserende og det som haster er sjelden viktig. -Dwight Eisenhower

Hvordan lage din egen prioritetsmatrise?

Last ned en utskriftsvennlig versjon av Eisenhower Matrix av høy kvalitet her.